Heute vor 10 Wochen startete ich ein interessantes Experiment – ich begann in meinem Kalender jeden Tag, alle 24 Stunden, komplett einzuteilen und durchzuplanen. In diesem Artikel erfährst du, was ich daraus gelernt habe, was nicht so funktioniert hat, und warum ich es wieder tun werde.

Das passiert, wenn du 24 Stunden am Tag verplant bist

In meinem letzten Artikel „Wie du Dir wieder mehr Zeit verschaffst“, habe ich diese Methode bereits angesprochen. Inspiriert und durch das Motivation Monday Journal neugierig gemacht, beschloss ich, dies ebenfalls auszuprobieren und dem ungewohnten System einen Versuch zu geben.

So geht es! Das Prinzip

Vereinfacht gesagt geht es darum, deinen ganzen Tag zu organisieren, das heißt allen 24 Stunden eine Aktivität zuzuordnen. Dies bezieht sich nicht nur auf die „produktive Arbeitszeit“, sondern umfasst auch deinen Schlaf, Pausen, Freizeitaktivitäten und Essenszeiten. Das kann dann etwa so aussehen:

• < 07.00 Uhr: Schlaf
• 07.00 – 07.30 Uhr: Morgenroutine, gemütlich Teetrinken
• 07.30 – 08.00 Uhr: Tagesplanung, Nachrichten lesen
• 08.00 – 12.00 Uhr: Arbeitszeit 1 (Uni, Arbeit…)
• 12.00 –  13.00 Uhr: Mittagspause
• 13.00 – 14.30 Uhr: Training
• 14.30 – 18.00 Uhr: Arbeitszeit 2 (Uni, Arbeit…)
• 18.00 – 21.00 Uhr: Freunde / Familie / Partner, Abendessen
• 21.00 – 23.00 Uhr: Entspannen, Lesen, Abendroutine
• > 23.00 Uhr: Schlaf

Dies sieht natürlich sehr umfangreich aus, und wird dich möglicherweise im ersten Moment überfordern; der Gedanke dahinter ist aber bloß, dass du dir deiner Aktivitäten bewusst wirst, und deine Zeit besser einteilst. Nicht mehr und nicht weniger.

10 Wochen später – Meine Learnings

Zugegebenermaßen, am Anfang dieses Experiments war ich ziemlich skeptisch; eine derartig strikte Tagesplanung – kann so etwas überhaupt etwas Positives bewirken? Oder ist schon die aufwendige Zeiteinteilung derartig stressig, dass sie die ganzen Benefits zunichte macht?  Wie schon manches Mal dachte ich mir dann einfach – weniger denken, sondern machen. Und das kam dabei raus:

Das klappte nicht – Die Fails

(K)eine perfekte Planung

Ich lüge, wenn ich behaupte, dass alles glatt ging. Eine perfekte Planung? Die gibt es nicht. Ständig kamen wichtige Termine dazwischen, die die Planung besonders gegen Nachmittag / Abend hin über den Haufen warfen. Aber auch unwichtige Dinge, von denen ich mich ablenken ließ, unter denen dann die geplanten Aktivitäten litten und auch manches Mal  auf den nächsten Tag verschoben werden mussten, welchen diesen dann noch intensiver machten.

Die Planung auf Reisen

Eine weitere Sache, die mühsam war: Die Planung auf Reisen.

Ich war in diesen 10 Wochen doch das eine, oder andere Mal unterwegs, in Arlamow (Polen), Uppsala (Schweden), Innsbruck, Mailand, mehrfach in Wien. Ich reiste oft nur über kurze Zeit (max. 1 Woche), meist nur mit Handgepäck, wodurch ich schon gezwungen wurde, beim Gewicht und Volumen des Gepäcks abzuwägen und Prioritäten zu setzen. Da war es schon verlockend, mal den Kalender daheim zu lassen und Gewicht zu sparen, da ich ja ohnehin „alle Termine im Kopf“ hatte (Ein schwerer Fehler, wie ich danach sagen muss, der Kalender gehört zu meinen wichtigsten Sachen überhaupt 😉 ).

Auch das Programm vor Ort unterschied sich deutlich im gewohnten Tagesablauf daheim, so war es oftmals schwer abzuschätzen, wieviel Zeit denn die einzelnen Dinge benötigen, dementsprechend verschoben sich dann meine geplanten Dinge nach hinten und erschwerten den reibungslosen Ablauf.

Einmal aus dem Rhythmus raus – Hoffnungslos hinten nach

In der Theorie funktioniert es ja wunderbar – du setzt dir ein Zeitfenster, schließt darin deinen Task ab, und gehst zum nächsten über. In der Praxis merkte ich hier jedoch zwei Dinge:

• Du brauchst meist länger für einen Task, als du denkst.

Die Zeitspannen, die wir bemessen, sind meist zu knapp. Wir versuchen, so viele Dinge in so kurzer Zeit wie nur irgendwie möglich zu erledigen, und setzen uns dabei unrealistische, nicht einhaltbare Ziele. Wenn die Sachen dann naturgemäß länger dauern, bleiben am Ende die Unerledigten offen – und die wollen auch irgendwann noch erledigt werden, und beeinflussen die Planung des nächsten Tages.

• Der Mensch ist keine Maschine.

So produktiv jemand auch arbeiten kann, so viele Sachen erledigt werden – irgendwann kommt der Zeitpunkt, wo man eine Pause benötigt und für die nächsten bevorstehenden Aufgaben wieder Kräfte sammelt. Einen solchen Moment – der dann eine Woche andauerte 😉 – erlebte ich etwa in Mailand; zwar wohlwissend, dass in dieser Zeit andere Dinge im Vordergrund standen, nahm ich mir doch vor, daneben einige Sachen zu erledigen. Am Ende hatte ich während des Aufenthaltes nichts davon gemacht, als vielmehr eine Woche Urlaub genossen, und erholt (Nicht, dass dies schlecht war, ganz im Gegenteil war es vermutlich rundum fördernd für alles – Ich beziehe dies hier jetzt rein auf die Planung 😉 ), die Sachen blieben für die nächste Woche liegen.

Fazit: Erhöhter Aufwand, erschwerte Planung im Vorhinein, Abhängigkeit von unvorhergesehenen Dingen, Herausforderung auf Reisen – Vieles stellte sich schwieriger heraus, als anfangs gedacht, einiges funktionierte gar nicht. Grund genug, das ganze sein zu lassen?

Das verbesserte sich – Die Benefits

Umgekehrt gibt es ebenso viele Dinge, die sich gebessert haben, und Erkenntnisse, die ich aus der Planung gewonnen habe:

Das steht an | Besseres Zeitgefühl

Ertappst du dich nicht manchmal auch, wenn du sagst:

„Ich würde gerne das heute noch tun, aber ich habe keine Zeit…“

Durch das Aufschreiben bemerkte ich vor allem eines: Wie unglaublich viel Zeit ich am Tag tatsächlich habe. Ich sehe eindeutig, schwarz auf weiß, mit welchen Dingen ich meine Zeit verbringe, in welchem Verhältnis die Aktivitäten den Tag füllen – und genauso, wie viel Zeit zwischen den einzelnen Terminen „verloren“ geht. Sei es durch eine ungeschickte Planung mit Wartezeiten dazwischen, zu kurz um etwas produktiv zu erledigen, aber doch lang genug, um sich am Ende zu 1-2 Stunden anzuhäufen; überzogene Lernpausen („Brauche ich jetzt“, „Geht dann besser“), oder „kleine“ Aktivitäten, die man „nebenbei erledigt“ (a.k.a. Neuigkeiten checken auf Facebook). Am Ende summieren sich diese Dinge und nehmen wertvolle Zeit weg, die weitaus wichtigere Dinge besser gebraucht hätten.

Crush your Comfort Zone | Neue Routinen

Ich bin ein Fan von guten (Gewohnheits-) Routinen. Einmal eingelernt, funktioniert es extrem gut, diese nützlichen Strukturen umzusetzen, ohne größeren Aufwand und Nachdenken die Prozesse abzuspulen und deinem Ziel mit System näherzukommen.

Das genaue Aufschreiben der Termine, sowie die Wochenplanung, halfen mir dabei, eine bessere Übersicht der Termine zu bekommen. Da fiel es natürlich auf, dass sich manche Dinge stark ähnelten, bzw. zu ähnlichen Zeiten stattfanden (meist gehst du z.B. zu den gleichen Zeiten trainieren, lernen,…). Diese Übersicht nützte ich dazu, diese Sachen noch besser anzugleichen, und durch das regelmäßige Wiederkehren neue Gewohnheiten zu etablieren. Du weißt sicher, wie schwierig das „Gewöhnen“ im Normalfall ist – Wenn du dir sonst damit schwer tust, probiere es mal so!

Reagieren, anstatt zu agieren | Bessere Organisation

Wenn es eine Sache gibt, die mich durchaus stressen kann, dann ist dies „Reagieren, anstatt zu agieren“. Obwohl ich super spontan bin, und es liebe, mich auf Unbekanntes einzulassen, wie es etwa auf Reisen ist, gilt dies nicht bei Terminen und Arbeiten, die zu erledigen sind. Zu schnell kommt etwas Unvorhergesehenes herein, eine „wichtige“ Sache kann schon mal alle folgenden Termine aus dem Plan bringen und das Tageskonzept über den Haufen werfen.

Durch die bessere Organisation beschäftigte ich mich schon zwangsläufig mit den Zielen und Planung der nächsten Woche, teilte mir bereits im Vorhinein selbst ein, wann ich lerne, zum Training gehe, Pausen nehme, am Blog/Business arbeite, oder den Tag gemütlich abschließe. Durch das strukturierte Arbeiten wurden die ganzen Sachen nicht nur deutlich entspannter, als auch bemerkenswert effizienter und produktiver. Hier kann ich eindeutig sagen: Planung ist die halbe Miete.

24 Stunden am Tag verplant – Mein Fazit & Empfehlung für Dich

10 Wochen später blicke ich also auf dieses Experiment zurück und ziehe ein Fazit. Nicht alles ist so aufgegangen, wie ich das plante, manches verschob sich, manches blieb liegen, aber im überwiegenden Ausmaß kann ich sagen, dass sich das Experiment absolut lohnte. Ich konnte aus den „Fehlern“ wiederum sehr viel lernen, und dabei meine eigene Selbst-Organisation verbessern, ein besseres Zeitgefühl entwickeln, und neue Gewohnheiten etablieren. Ob ich das Experiment wiederholen würde? Definitiv. Und wenn du überlegst, dies ebenfalls auszuprobieren, oder deine Selbstmanagement Fähigkeiten verbessern möchtest, dann lege ich dir dies absolut ans Herz. Gerne kannst du mir dazu schreiben!

Ich wünsche dir viel Erfolg,

Niko